Op een school worden gedurende het jaar verschillende leuke dingen voor de kinderen georganiseerd. Denk bijvoorbeeld aan schoolreisjes, excursies, sinterklaas en het kerstfeest. In dit artikel noemen we deze dingen voor het gemak allemaal “evenement”. Graag deel ik vijf tips met je, waardoor het organiseren van evenementen makkelijker wordt.
1: Inventariseer wie, wanneer en waarmee kan helpen
Als je aan het begin van het schooljaar inventariseert wie, wanneer en waarmee kan helpen, dan heb je daar gedurende het schooljaar profijt van. Toegegeven, het is even zoeken naar een handige manier om dit te doen. Zelf heb ik dit schooljaar een formulier per gezin uitgedeeld, de resultaten daarvan heb ik verwerkt in een Excelbestand. Stuur me gerust een berichtje als je wilt zien hoe het door mij gebruikte formulier en Excelbestand eruit zien.
2: Communiceer
Zorg dat de afspraken bij iedereen duidelijk zijn. Beschrijf de procedure in de schoolgids of op de website en geef hem (op papier) mee met het inventarisatieformulier. Vergeet ook niet om de ouders die gedurende het schooljaar nieuw op school komen mee te nemen in de procedure.
3: Wees consequent als team
Zorg dat je ook als team je aan de afspraken houdt. Ik begrijp best dat je soms een uitzondering wilt maken voor “die ene ouder die anders nooit mee kan” of “de ouder die echt nèt te laat was met opgeven”, maar het is gewoon niet handig. Het is niet fair tegenover de andere ouders en schept een precedent. Bovendien zet je degene die in eerste instantie wel heeft vastgehouden aan de regels buitenspel.
4: Maak een draaiboek
Voor het organiseren van elk evenement zijn er voorbeelden te noemen van wat wel en niet handig is. Deze best practices en de volgorde waarop dingen gedaan moeten worden kun je vastleggen in een draaiboek. Met een draaiboek kun je de volgende keer dat je een zelfde evenement organiseert gelijk aan de slag. Bovendien weet iedereen wat er moet gebeuren en wanneer.
5: Evalueer na ieder evenement
Het is aan te raden om na ieder evenement te evalueren hoe het evenement is verlopen. Noteer aandachtspunten voor een volgende keer in het draaiboek. Probeer voor voorgekomen problemen alvast een oplossing te bedenken, die je ook in het draaiboek noteert, zodat je de problemen een volgende keer voorkomen kan.
Heb je na het lezen van deze tips nog vragen, neem dan gerust eens contact met mij op. Ik help je graag.